Elektronische Rechungen

Zur Vorbereitung der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.04.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen bietet die Alte Hansestadt Lemgo Rechnungsstellern schon jetzt die Möglichkeit, Rechnungen in elektronischer Form per E-Mail zu übersenden.

Immer mehr Unternehmen bevorzugen den Versand ihrer Rechnungen in digitaler Form. Der digitale Rechnungseingang stellt somit ein erweitertes Angebot der Alten Hansestadt Lemgo für Rechnungssteller dar. Die nachstehenden Nutzungsbedingungen sind vom Rechnungssteller zu erfüllen:

Nutzungsbedingungen

Allgemeines:
Für elektronische Rechnungsdokumente gelten wie für Eingangsrechnungen in Papierform nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) die gleichen Anforderungen hinsichtlich der Echtheit ihrer Her-kunft, der Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit.

Für den digitalen Rechnungseingang hat die Alte Hansestadt folgende Mailadressen eingerichtet:

rechnung(at)vps.lemgo.de Alte Hansestadt Lemgo oder Stiftung Kloster St. Loyen
rechnung.gwl(at)vps.lemgo.de Gebäudewirtschaft Lemgo (GWL)
rechnung.sbl(at)vps.lemgo.de Städtische Betriebe Lemgo (SBL)
rechnung.sel(at)vps.lemgo.de Straßen und Entwässerung Lemgo (SEL)

Elektronische Rechnungen sind ausschließlich über eine der angegebenen Mailadressen zu senden.

Voraussetzungen:
Die digital eingehenden Rechnungen werden elektronisch verarbeitet. Daher können sie nur angenommen werden, wenn nachstehende Bedingungen erfüllt werden:

  1. Die Übermittlung der Rechnung erfolgt ausschließlich durch E-Mail.
  2. Jede E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten.
  3. Für die Rechnungsdatei ist ein pdf-Format zu verwenden. Bis zur endgültigen gesetzlichen Regelung akzeptiert die Alte Hansestadt Lemgo die ZUGFeRD-Formate 1.0 und 2.0 oder alternativ hilfsweise die Übersendung einer reinen pdf-Datei.
  4.  Anlagen zur Rechnung seitens des Rechnungsstellers müssen Bestandteil der Datei sein.
  5. Textinhalte der E-Mail werden nicht gelesen. Der Rechnungssteller verzichtet daher auf die Übersendung von relevanten Informationen im E-Mail-Textkörper.
  6.  Der Rechnungssteller verwendet keine Signatur oder fügt der E-Mail keine weiteren Dateien hinzu.

Für allgemeine Fragen stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen der Finanzbuchhaltung gerne zur Verfügung:

Beate Höke b.höke(at)lemgo.de fon 05261-213342
Sonja Gaida s.gaida(at)lemgo.de fon 05261-213269
Elisa Henneke e.henneke(at)lemgo.de fon 05261-213348