Was ist ein Archiv?

Wohl jeder hat schon einmal von Archiven gehört, und im allgemeinen Sprachgebrauch kann das Wort für ganz verschiedene Dinge benutzt werden. Aber vielleicht ist es doch gar nicht so einfach, genau zu definieren, was ein Archiv im engeren Sinne ist, und was nicht. Ein Archiv ist z.B. keine Bibliothek, auch wenn man auch im Archiv Bücher finden wird. Ein Archiv ist auch kein Museum, auch wenn auch im Archiv Austellungen stattfinden können. Ein Archiv ist zunächst einmal ein Ort, an dem vor allem schriftliche Unterlagen aufbewahrt werden, die für ihren ursprünglichen Zweck nicht mehr unmittelbar benötigt werden, die aber trotzdem einen Wert haben, und die deshalb aufbewahrt werden.  In einem Archiv findet sich zwar nicht nur beschriebenes Papier, sondern auch Fotoaufnahmen, Karten und Pläne, Plakate, vielleicht auch Film- und Tonaufnahmen, aber in erster Linie wird man doch Schriftliches finden, also Akten, Urkunden, Briefe, Verträge, Notizen, Zeitungen bzw. Zeitungsausschnitte usw. Was man dort alles finden kann und wie es hinein gelangt, dazu kommen wir gleich nochmal.

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Was tut ein Archiv bzw. eine Archivarin oder ein Archivar?

Die wichtigste Aufgabe eines Archivs ist es sicherlich, das im anvertraute Archivgut zu bewahren und zu erhalten, also dafür zu sorgen, dass das, was im Archiv aufbewahrt wird, dauerhaft, also für immer, erhalten bleibt.  Dafür muss man einen sicheren Ort haben. Das ist das Magazin. Dort herrscht (im Idealfall) das ganze Jahr hindurch die gleich Temperatur und Luftfeuchtigkeit –kühl und trocken– so dass das Papier und das übrige Material nicht vermodern oder verschimmeln kann, und so im Grunde „ewig“ hält. 

Mit zu den Kernaufgaben eines öffentlichen Archivs gehört es, neues Material auszuwählen (bewerten) und zu übernehmen, also in das Archiv einzugliedern, wodurch es zu Archivgut wird (Dazu gleich mehr).

Das neue Archivgut wird im Archiv inhaltlich erschlossen und geordnet (verzeichnet) und die Ergebnisse in Form von Findmitteln, Findbüchern oder Online-Findmitteln bereit gestellt. Mit den Findmitteln lässt sich ermitteln, welche Unterlagen im Archiv vorhanden sind.

Ein letzter ganz wichtiger Bereich ist das Beraten und Vermitteln. Damit ist gemeint, dass  Behörden, Wissenschaftler, Privatpersonen, Familienforscher, Studierende und auch Schülerinnen und Schüler  bei der Suche nach Dokumenten und Informationen zur  Stadtgeschichte  unterstützt werden. 

Daneben soll ein Archiv im Rahmen seiner Möglichkeiten auch selbst in seinem Archivgut forschen und die Ergebnisse bekanntmachen, also etwa durch Publikationen, Vorträge oder Ausstellungen.

Ein relativ neuer Aufgabenbereich ist das Digitalisieren von Archivgut. Dabei werden die Archivalien eingescannt oder abfotografiert, so dass diese auch am Bildschirm lesbar sind, vielleicht sogar im Internet. So werden die Originale geschont, und die Nutzung ist bequemer. Allerdings ist die Digitalisierung sehr zeitaufwändig und teuer, so dass immer noch nur ein sehr kleiner Teil des Archivguts digitalisiert zur Verfügung steht. Und ein Ersatz für das Original ist ein Digitalisat natürlich auch nicht. Schließlich will man nach Serverausfall und Datenverlust nicht plötzlich sagen müssen: „Hilfe, ich habe das Archiv gelöscht!"

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Was findet man im Archiv? Was landet im Archiv? Warum? Und wer entscheidet das?

Im Archiv befindet sich einerseits natürlich alles das, was irgendwann einmal von den damals dafür zuständigen Menschen für würdig befunden wurde, in das Archiv aufgenommen zu werden, und was seitdem nicht zerstört, gestohlen, woandershin gebracht oder verloren wurde. Das kann je nach Zeitraum und je nach Art der Dokumente in Form und Menge durchaus sehr unterschiedlich sein. Was aber einmal im Archiv gelandet und zu Archivgut geworden ist, bleibt auch für immer dort; es wird nichts mehr aussortiert.

Andererseits entsteht aber ständig neues Archivgut, so dass Archive tendenziell immer wachsen. Nach gesetzlichen Regelungen und Verpflichtungen übernimmt etwa ein Stadtarchiv routinemäßig einen bestimmten Teil dessen, was die Stadtverwaltung und alle städtischen Einrichtungen an Aktenmaterial produzieren. Es wird meistens eine gezielte Auswahl „archivwürdiger“ Akten getroffen, die entweder besonders interessant oder außergewöhnlich sind, oder auch repräsentativ, also besonders typisch sind. In der Regel wandern Akten dabei aus der Behörde zunächst ins Zwischenarchiv, um dann irgendwann ins Magazin des Stadtarchivs, das Endarchiv, übernommen zu werden. 

Aber in ein Stadtarchiv gelangen natürlich nicht nur die Unterlagen der Stadtverwaltung, sondern z.B. auch von Privatpersonen, Firmen, Parteien oder Vereinen. Es kann sein, dass das Archiv von sich aus aktiv wird und um interessante und archivwürdige Unterlagen bittet, oder dass diese ihm zum Ankauf, als Schenkung oder als Depositum (d.h. sozusagen als Dauerleihgabe) angeboten werden.

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Wer kann ein Archiv nutzen? Was darf man (noch) nicht benutzen? Und warum?

Ein Archiv ist zunächst einmal eine öffentliche Einrichtung, die im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und der jeweiligen Benutzerordnung jeder benutzen darf.  Allerdings gibt es Einschränkungen, was für Material man bestellen kann. Insbesondere gibt es sogenannte Sperrfristen, also festgelegte Zeiträume nach Entstehung einer Akte, in denen sie noch nicht benutzt werden darf. Besonders geschützt sind die Persönlichkeitsrechte von Menschen. Es kann also niemand ins Archiv gehen und nachlesen, wie sein Nachbar früher als Kind von seinen Eltern geschlagen wurde oder immer im Supermarkt geklaut hat oder aus irgendeinem anderen Grund vom Jugendamt betreut wurde, das darüber dann eine Akte angelegt hat. Dieser Datenschutz gilt aber auch für viele andere Bereiche, wie Geschäftsbeziehungen, Gesundheitliches und Finanzielles und überhaupt alles, was „natürliche Personen“ (also Menschen) betrifft, die noch leben, oder vor weniger als zehn Jahren gestorben sind.

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Ordnung muss sein - Wie ist ein Archiv aufgebaut, und wie hilft mir das bei der Recherche?

Das Archivgut eines Archivs ist stets in irgendeiner Form gegliedert und strukturiert. Die genaue Form ist aber von  Archiv zu Archiv und auch innerhalb desselben Archivs unterschiedlich. Das liegt daran, dass Archive über eine lange Zeit (oft über Jahrhunderte) gewachsen sind, und im Verlaufe dieser Zeit ganz verschiedene Archivare das Archiv mit ihrem jeweiligen ganz unterschiedlichen Herangehensweisen und  Ansichten fortgeführt und weiterentwickelt haben. 

Ein wichtiges Prinzip, nach dem Archivgut geordnet und strukturiert ist, nennt sich Provenienz-Prinzip. Provenienz bedeutet eigentlich nicht viel mehr als Herkunft, und das dazugehörige Prinzip besagt, dass das Archivgut so erschlossen wird, das Herkunft und Entstehungszusammenhang erhalten bleiben. Die Archivarin oder der Archivar fängt also nicht an, das Archivgut auseinanderzupflücken und dann nach irgendwelchen Themen, Sachverhalten oder Personen neu geordnet wieder zusammenzufügen, wie in einer Bibliothek, wo die Bücher ja meist nach Themen geordnet. Es ist sowieso oft so, dass ein einzelnes Dokument im Archiv überhaupt erst interessant wird, weil man weiß, in welchem Zusammenhang es entstanden ist. Ohne diesen Kontext (Zusammenhang) wäre die Information vielleicht sogar völlig unverständlich und damit nutzlos. Wichtig ist dabei auch, zu verstehen, dass man in einem Archiv deshalb nicht einfach „Suchen“ kann wie in einer Bibliothek. Thematisch zusammenhängende Archivalien liegen in aller Regel nicht gut „sortiert“ zusammen im Karton, und selbst wenn die Benutzerin oder der Benutzer selbst ins Magazin gehen dürfte, könnte sie/er dort nicht ein bestimmtes Regal durchstöbern, um Material zu einem Thema zu finden. Daher ist es unumgänglich, sich mit der Einteilung des Archivguts noch ein wenig näher zu beschäftigen.  

 „Ganz oben“ in dieser Einteilung stehen die Bestände, also etwa die Akten der Stadt Lemgo, unterteilt in zeitliche Abschnitte (genannt A- , B- und C-Bestand) aber auch z.B. „Nachlässe“, „Sammlungen“, „Karten“ oder „Photos“. (Dies sind allerdings eher Sonderfälle, bei denen das Provenienzprinzip aus praktischen Gründen z.T. aufgehoben wurde, um etwa Landkarten gesondert zu lagern, die ja schon wegen ihrer Größe nicht mit den vielleicht „dazugehörenden“ Akten in einen Karton passen). Die im Archiv vorhandenen Bestände kann man einer Beständeübersicht entnehmen. 

Dabei ist es häufig so, dass ich das Quellenmaterial zu meiner Frage oder meinem Thema nicht nur in einem Bestand finde, sondern in mehreren Beständen. Um z.B. über den Schulunterricht in den Lemgoer Schulen während der Zeit des Nationalsozialismus zu forschen, wird man mit einem Blick in die Beständeübersicht des Stadtarchivs sehen, dass dies einerseits mithilfe städtischer Akten aus dem B-Bestand (1932-1968) möglich sein wird, andererseits aber auch mit Akten aus den Schulen selbst (in den sogenannten T-Beständen). Außerdem könnte man beispielsweise auch noch schauen, ob unter den Nachlässen und Sammlungen vielleicht etwas Passendes dabei ist, z.B. der Nachlass eines, sagen wir Schuldirektors aus dieser Zeit. 

Die Archivalien sind im Aufbau eines Archivs die unterste Stufe, etwas technisch klingend kann man sie auch Verzeichnungseinheit (VE) nennen. Eine solche Einheit kann aus einem einzelnen Dokument bestehen, aber auch aus einer dicken Akte, oder einem Stapel loser Blätter, die aus einem bestimmten Grund „zusammengehören“. Jede Archivalie bekommt eine Nummer, vielmehr eine Signatur, die meist sowohl aus Buchstaben als auch Zahlen besteht.  Wichtig ist dabei, dass jede einzelne Archivalie immer genau eine Signatur haben muss, die auch nur genau einmal im ganzen Archiv vergeben sein darf.  Sie ist die unverwechselbare Identifikation für jede einzelne Archivalie, die ein Archiv erst benutzbar macht. Sie stellt die Verknüpfung ziwschen den Findmitteln / Findbüchern (siehe unten) und der Lagerung im Magazin her. Ohne Signatur würde man nichts wiederfinden können.  Mit Hilfe der Archivale kann der Archivar das gesuchte Dokument im Magazin finden.

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Jetzt geht´s endlich los! – Wie benutze ich ein Archiv? Und was für Recherchemöglichkeiten gibt es?

Anders als in vielen Bibliotheken kann man in einem Archiv nichts ausleihen, sondern man muss das Material vor Ort bearbeiten. Dafür muss man zuerst aber wissen, welche Archivalien man benötigt (s.o.). Eine ganz wichtige Frage sollte sich jeder zunächst einmal an sich selbst stellen: Was möchte ich wissen? Was interessiert mich? Wenn man diese Frage für sich selbst geklärt hat, fällt eine zielgerichtete Recherche schon viel leichter, und macht ein erfolgreiches Finden wahrscheinlicher. Manchmal muss man seine Leitfrage aber auch nachträglich noch abändern, weil man vielleicht sonst viel zu viel, gar nichts oder nicht das Gewünschte findet. Das macht aber nichts.

Wenn man sich etwas mit Aufbau und Systematik des Archivs beschäftigt hat, wird man wahr-scheinlich schon wissen, in welchen Teilen des Archivguts, also in welchen Beständen, Provenienzen usw. sich eine Recherche lohnen könnte (s.o.), und man kann endlich beginnen. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Jedes Archiv verfügt über sogenannte Findbücher, in denen das Archivgut eines Bestandes aufgeführt ist. Früher (und zum Teil immer noch) waren dies wirkliche Bücher, oder zumindest zusammengeheftetes Papier. Heute gibt es Findbücher oft aber auch als PDF-Dokumente oder online über das Internet. Die meisten Archive haben auch Datenbanken, in denen ihr Archivgut verzeichnet ist, und die man durchsuchen kann. Aber es gibt auch noch einen anderen Weg, zu erfahren, welche Archivalien einem für das eigene Thema helfen können, und der führt über die entsprechende Fachliteratur. Die Sache ist ja die: In sehr vielen Fällen ist man nicht der erste, der sich mit einen Thema beschäftigt, manchmal haben sogar schon Generationen von Menschen vor einem über dasselbe oder ein ähnliches Thema geforscht, gearbeitet und geschrieben. Wenn diese Arbeiten veröffentlicht wurden, vielleicht als Buch, als Aufsatz in einer Fachzeitschrift, als Beitrag in einem Sammelband, vielleicht auch im Internet, dann finden sich in diesen Publikationen (in den Fußnoten oder Anmerkungen), bereits Quellenangaben, die einem für die eigene Recherche helfen.  Es empfhielt sich also immer vor der eigentlichen Arbeit im Archiv, bereits einmal die betreffende Fachliteratur zu meinem Thema im Hinblick auf mögliche Archivquellen durchzulesen.

Und zu guter Letzt gibt es natürlich auch immer noch das Archivpersonal, das man fragen und um Hilfe bitten kann. Man kann aber nicht erwarten, dass dieses dann direkt die benötigten Informationen parat hat, sondern oft bekommt man v.a. Hinweise, wo und wie man weitersuchen könnte. Auch hierbei gilt: Je genauer man sich selbst überlegt hat, was man wissen oder finden möchte, desto besser kann einem geholfen werden.

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Ganz ohne Regeln geht´s nicht – Die Benutzerordnung

Wichtig für den Besuch in einem Archiv ist immer ein Blick in die jeweilige Benutzerordnung. (Und auch das Lesen dieses Leitfadens ersetzt dies nicht!) Darin steht etwa, wie, wann und wie viele Archivalien man in den Lesesaal bestellen kann, ob man sie fotografieren darf, und allerlei andere Dinge. Insbesondere sind dort aber  die Verhaltensregeln aufgeführt, die ein ruhiges Arbeiten ermöglichen sollen, und –an  allererster Stelle– die die Archivalien vor Beschädigungen schützen sollen.

Viele Regeln, die für Nutzer im Archiv gelten, gibt es genauso anderswo, etwa in einer Bibliothek, und sie gehören in die Kategorie „gesunder Menschenverstand“. Darunter fällt z.B. die Rücksichtnahme auf andere Benutzer. Also: Sprechen, Telefonieren, Handyklingeln, Musikhören oder ähnliches geht natürlich nicht, da es Andere beim Arbeiten und in ihrer Konzentration stört. Auch für´s Essen und Trinken ist im Lesesaal eines Archives natürlich nicht der richtige Platz, ebenso wenig wie für alles, was die Archivalien beschädigen könnte. Alles, was nicht unmittelbar zur Arbeit im Lesesaal benötigt wird, sollte ganz einfach draußen bleiben, und in die dafür vorgesehenen Schließfächer, Ablagen, Garderoben etc. wandern. 

Eines sollte man sich im Archiv immer vergegenwärtigen: verschwundene, beschädigte oder zer-störte Archivalien kann man nicht nachbestellen wie ein kaputt gegangenes Buch. Viele Archivalien sind Unikate, sie existieren nur ein einziges Mal und sind daher unersetzbar.

 Oft darf man im Lesesaal eines Archivs z.B. nur mit Bleistift schreiben, damit Tinte oder ähnliches nicht versehentlich auf die Archivalien tropfen, schmieren oder fließen kann. Selbstverständlich darf man aber auch mit dem Bleistift nicht auf die Archivalien schreiben, nichts unterstreichen, einkringeln oder vermerken.  Aber auch schon über Archivalien zu schreiben kann besonders empfindliche Stücke beschädigen. (Also wenn man sein Blatt auf ein Dokument legt und dann der Stift durchdrückt.) 

Wichtig ist auch, dass alle Dokumente, insbesondere lose Blätter, immer genau wieder in die Akte zurückgelegt werden, in die sie gehören. Einmal vertauscht sind sie sonst vielleicht für immer verschwun-den, und niemand wird sie je wiederfinden und benutzen können. Also wer vielleicht ein kleines bisschen durcheinander gekommen ist, und sich nicht mehr sicher ist,  wo was hingehört, sollte unbedingt das Ar-chivpersonal ansprechen, statt möglicherweise etwas falsch einzuordnen. 

Ganz allgemein sollte man mit dem Archivgut einfach immer so umgehen, dass es nachher immer noch in genau dem Zustand ist, in dem man es vorgefunden hat. Die Hände müssen frisch gewaschen und sauber sein (manchmal schreibt die Benutzerordnung auch die Benutzung von Stoffhandschuhen vor), kein Ellenbogen sollte auf einer Archivalie ruhen, und beim Umblättern darf der Finger nicht mit Speichel befeuchtet werden. Letzteres ist übrigens auch im eigenen Interesse, schließlich möchte man nicht, dass Schmutz und Staub aus Jahrhunderten im Mund landen. Aus demselben Grund ist übrigens auch nach dem Archivbesuch das Händewaschen durchaus zu empfehlen.

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Weitere Quellen im Internet

Martin Burkhardt 

„Gebrauchsanleitung für Archive - Praktischer Leitfaden für den Einstieg in die Quellenrecherche“
http://www.historicum-estudies.net/etutorials/tutorium-archivarbeit/ [Stand 20.12.2013]

„Schülerinnen und Schüler recherchieren und forschen im Staatsarchiv Hamburg“
http://www.hamburg.de/contentblob/2486414/data/archivpaedagogik-recherche-lang.pdf [Stand 20.12.2013] 

"Vergangenheit, wir kommen! Spurensuche im Archiv". Online-Film zur Recherchearbeit im Archiv.
http://www.der-archivfilm.lwl.org [Stand 01.09.2014]

Thorsten Unger:  „Schüler forschen im Archiv“. Der Archivpädagogische Führer des Landesarchivs NRW, Abteilung Westfalen: Analyse, Weiterentwicklung und Erstellung eines Leitfadens für Staats- und Kommunalarchive. (Archivwissenschaftliche Transferarbeit, 2011) http://www.archive.nrw.de/lav/abteilungen/fachbereich_grundsaetze/BilderKartenLogosDateien/Transferarbeiten/Unger_Transferarbeit.pdf [Stand 20.12.2013]

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